市役所が辛いと感じている新採用職員へ伝えたい対策4選

せっかく市役所に採用されたのに毎日辛いと感じている新採用職員の方いらっしゃいませんか？・・・

そしてこんな状況になってる方ってたぶんいると思うんですよ。

こんな環境のおかげで、いつまで経っても仕事が終わらず

自分だけ残業が続く毎日になってしまったり・・・

これ本当に辛いですよね・・・

私も新採用職員として配属された時は本当に辛かったですからね・・・

いきなり職場に放り投げられて、第一声は「これ全部覚えてね」

分厚い事務要領と法律が書いた辞書をポンと渡されましたからね。

「いやいや、覚えれるわけねーだろ！」

「引継ぎはどこいったんですかーーーーーーーーー！！！！！！！！！」

もうツッコミどころしかなくないですか！？

しまいに分からないところを質問しにいっても

「前の見ろ」

「は！？！？？！？！！」

「いや、そもそもやったことねーから何見ればいいかもわかんねーからきいてんだけど！？！」

もう理不尽すぎませんか？！

しかも前任者の仕事間違えてたりしますからね。

それにいきなりそんな多くの情報を処理できる人なんていないじゃないですか。

そのせいで新人って常に余裕がない状態になることも多いんですよ。

それなのに

「窓口に出ろ！！！！！！！！」

「いや、そんな余裕ねえから！」

ってなりますよ。

しかも何も教わってないのに新人をサポートもなしに窓口に立たせる職場ってどうなんですか！！？

いきなりただやれって言われても新人は出来なくて当然です。

だからもし今、こんな理不尽な状況に追いつめられて辛いと感じていても

「自分がダメな人間だと思う必要はありません」

出来なくて当たり前なんですよ。

でも一刻も早くこんな辛い状況から抜け出したいですよね。

私も毎日

「いつまでこの状況が続くんだろう・・・」

すごく悩みました。

でも私なりに考えて現状を変えるための行動をいくつか試したところ成果が大きかったものもありました！

ですから新採用職員の皆さんや、それ以外の職員の方も

今から紹介する対策を是非試してみてもらいたいと思います！

市役所の新採用職員が出来る対策

では、私が実際に行った

辛い状況を打破するために行った対策は以下の通りです。

これらのことを意識して行動するだけでも絶対に今の状況を多少なりとも変化させることが出来ると思います！

ではもう少し詳しくみていきましょう。

前任者にきけないなら、他の自治体へきく

新人の頃に意外と思いつかないのが、こちらの対策。

新人の頃って周りの市役所も同じことをやっているってことも

中々知らないことも多いですからね。

市役所って全国共通で行ってる業務も多々あるため、前任者にきけなくとも

他の自治体に質問することで「一瞬」で解決することって意外と多いんですね。

ですから何か制度上のことで分からなくなって

「自分で調べている時間はない！」

「あまりにも初歩的な質問で周りの職員に質問しても答えてくれないかも」

こんな時には積極的に「他の自治体職員」を頼ってみましょう！

あなたを助けてくれるのは何もすぐ近くにいる「自分の自治体の職員」だけではありません。

同じ業務をやっている「他の自治体の職員」だってあなたを助けてくれるかもしれません。

他の自治体の職員にとってはあなたは「お客様」感覚なんです。

お客様からの質問に対して、自分で調べろなんて答える職員はそうそういませんよね？

なのでどんな質問をしたとしても多少の対応の違いはあるかもしれませんが

極端に冷たい対応をされることは自分の自治体に比べて絶対に少ないです！

実際に私もこの方法で何度も救われてきましたからね。

自分は全くその業務に対して経験がなくても、他の自治体の職員であれば

４年目もやっているなんてことも普通にあります。

「うわ、ここ複雑で分からないな、調べるのに相当な時間がかかりそう・・・」

こう思ったので勇気を出して質問してみたろころ

「ああ、それはこうすればいいだけですよ。ちなみに事務処理要領の50ページに書いてますよ！」

答えまで教えてくれた上に、どこに根拠があるかまで教えてくれたおかげですごく助かりました。

気持ち的にも時間的にも余裕がでてきましたからね！

とはいってもいくつかの注意点はあります。

いつしか質問するのが当たり前になって感謝の気持ちを忘れてしまったりすることもありますので、最低限上記のことは絶対に忘れないように心がけて下さい。

そうすればあなたを助けてくれる方々が何倍にも増えていきますから。

情けは人の為にならずです。

仕事の全体像を把握するために全力を尽くす

仕事っていきなりふられても

訳がわかりませんよね！？

大きな原因は

「仕事の全体像が分かっていないから」

これだと思うんです。

私も良くこの場面がありました。

先輩に部分的に仕事を教えられて、次に何をするべきかも分からずに

「次に何をすればいいですか？」って質問したら

「いや、前もやったじゃん？」

「いやいや、そんな部分的に教えられても次何すればいいか分かんねえから！！！」

って思いましたけどね。

こんな状態では何をやっても頭には入りません。

ですので全体像を把握することに全力を尽くしましょう！

全体像を把握する方法は人それぞれかもしれませんが

具体的に私がかたっぱしからやったことは

一応国から制度の概要的なものや事務処理要領っていうのがあるのですが

ハッキリ言って分かり辛いので初めて見る人は何も分かりません！！！！

だからそれを一生懸命理解しようとしてもとてつもなく時間がかかります。

なのでインターネットでもなんでも良いので自分が理解しやすい資料を見て全体像を理解しましょう。

そして途中で意味不明な単語出てくるのでその都度すぐ調べます。

ここまでくれば、前年のどのファイルを見ればいいのか大体予想がつくようになります。

次は具体的な市役所の事務処理の仕方の全体像を、前任者のファイルを見て理解しましょう。

ここまでくれば後は、分からないことがあっても

どの様な点を聞けばいいか明確になっているはず！

そして次に何をするべきかもイメージはついているので

先が見える希望が湧いてきます！

希望が見えればあなたの仕事のモチベーションはいっきに上がるでしょうしね！

パソコンのメモ帳に徹底的にメモをする

全体像を把握していざ次にもう一回仕事をしようと思っても

細かい作業内容は新人のうちはどうしても忘れやすいです。

ですのでパソコンのメモ帳でもなんでもいいのでデータで残しておきましょう。

もちろんどうしても紙媒体のものでメモをする場面も出てきますが

紙媒体でのメモも必ずデータに落とし込むようにしておきましょう。

紙媒体でのメモももちろん大事なのですがいくつかデメリットを感じてました。

データ上に残すことでこれらのデメリットはすべてカバーできます。

慣れないうちは視覚的に散らかっていると様々なことに気を取られてしまうことも多いはずです。

「ひえっ・・・資料がやまずみだ・・・」

「この中に処理しなきゃいけない案件があったらどうしよ・・・」

こういったことにならない様にデータで管理しましょう。

データ管理されていると視覚的にも見やすく整理されていますし

紛失してしまうことなんてないため、いつでもファイルを開いてみることが出来ますよね。

ファイルを消してしまったら別ですが！！笑

また、データ上で管理されていてメモを何度も見ていると

自分の業務の動きが見えてきます。

毎月ある仕事はこれだなーとか

これは３か月に一回やればいいんだなーとか

これらが分かりやすいので、そのまんまそのデータを使って

To Doリストを作るのもオススメです！

それにそのデータで記録を残しておけば後任者へ仕事を引き継ぐ時もすごく楽ですよ！

1つの仕事に集中する（シングルタスク）

本当にこれ、慣れていない新人の方々に意識してほしいです。

SINGLE TASK 一点集中術――「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大に

という本が話題になったことがありましたよね。

私もこれ読んでみましたがすごく参考になりました。

要は

こんなことを言いたいんですよね。

新人のうちって様々な情報を整理しなきゃいけないため大変ですよね。

「ああ、あれもこれも一緒にやらないと終わらない！」

って考えになりやすいんです。

でもこれ絶対にやめた方がいいです！！！

こうなってしまう気持ちもすごく分かります。

私も新採用職員の頃は、良く焦ってましたからね・・・

だってあれもこれもやることがあって

「同時に進めない限り終わらないんじゃね？」って思いがあったからなんです。

仕事だって期限がありますからね。

そのプレッシャーからかこんな考え方になっていて空周りしてる毎日でした。

ですが、忙しくても必ず一転集中を意識しましょう。

でも実際市役所って窓口対応とか電話対応があるので実際には難しいなと感じました。

そこでシングルタスクの応用で

窓口に出る前や電話対応をする前の２秒ほどを使って

「自分の今やってる業務がどこまでいったのか、次にどこから再開するのか」

これを視覚的にわかるようにすることを意識しました。

とにかく自分が、窓口対応や電話対応後も次にどこから自分の業務を再開すればいいのか分かるようにしていればなんでもいいです。

そうしないと窓口対応中も自分の業務のことが気になってしまいマルチタスクになってしまいますからね。

マルチタスクで対応していると必ず細かいミスをします。

私も何度からやらかしてお客さんに怒られてます笑

こういったことにならないように一転集中を意識して冷静に行動しましょう。

実際私もこれを意識してからは明らかに生産性は上がりました。

午前中いっぱいまでかかっていた仕事があったのですが

シングルタスクを意識して取り組むだけで１１時前には終わりましたからね。

正直

「えっ、同じ仕事のやり方をしてるのに意識1つでこれだけ変わるのかよ」

って思ってしまいましたね。

人間の時間間隔って本当に曖昧なんだなーと思いつつ、ただの意識の違いでここまで差がでるもんなんだなと感心しました。

市役所の新人が出来る対策のまとめ

市役所の業務で日々辛いと感じている新人の方は

最低限以下のことを意識して行動することをオススメします。

新人だからこそ陥ってしまう状況ってありますけど、日々の意識を1つでも変えて行動出来ればあなたの市役所生活は絶対に変化しますからね。

上記のことは明日からでもすぐに始めることが出来るので自分が一番始めやすいものでもなんでもいいので

どれか1つでも意識して行動してみて下さい！

今新人なので様々辛いことはあると思います。

でも冒頭でも言いましたが、新人なんて

「出来なくて当然」

なんですよ。

成長スピードだって人それぞれですからね。

私もどちらかというと成長する速度は遅いですが、後半になるにつれて追い越していくことが多いです。

ですから

「同期に比べて仕事の覚えが明らかに遅い」

なんてのも気にしなくて良いと思いますよ。

「あなたには、あなたの仕事を覚える感覚」

これが絶対ありますから。

それさえつかめば後はどんどん伸びていきます。

ですので毎日コツコツと行動して

1つ出来たら2つにして、3つ４つと増やしいく。

そうすればどんどん「辛い」から「楽」になっていきます。

日々の積み上げがきっとあなたの市役所生活をよりよいものにしますので、1歩ずつ進んでいきましょう！